湖南省县域经济发展论坛 - 简单就是力量－－十种技巧让工作变得简单高效（之六）

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作者: 长江750 时间: 2007/9/30 17:15:51 标题: 简单就是力量－－十种技巧让工作变得简单高效（之六）

6、有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的讯息上

　　电子邮件以及实时通讯技术是一种幸福，同样也是一种诅咒。因为它，你可以看到全世界，也因为它，你被杂乱、没有焦点、不必要的讯息给淹没了。你应该要做的是知道何时要该关闭你的虚拟沟通之门。
　　贾德纳市场研究公司(Gartner Research)认为，现代人无可避免的陷入了所降摹拔匏辉诘牧帷?pervasive connectivity)的迷思，你让所有人在任何时间都可以接触到你。不仅是电子邮件，包括手机、实时简讯等等。这些科技让我们可以实时的沟通，我们也自然而然的觉得必须随时让人找得到、必须响应每一件事情、必须立即完成每一件事情。所有人都因为这种不切实际的期待而工作过量、过度消耗自己。
　　垃圾邮件的泛滥或许是原因之一，但更重要的是，我们不知道要如何利用客观的标准快速有效的过滤以及编辑大量的信息，花费太多时间在不重要的信件上，真正需要你注意的却被遗漏了。
　　正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50％的邮件。
　　第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是有关近期内(例如2星期内)你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25％的信件。
　　前两个步骤所花费的时间不应超过10分钟。现在你的信箱应该只剩下25％的信件，但是并不表示你必须全部保留剩下来25％的信件。你必须判断这封信件：
　　——是否与你现在的工作内容有关
　　——是否有提到你必须完成哪些事
　　——是否有说明应达成什么样的目标
　　——是否有列出可使用的资源

　　如果不符合以上的条件，就直接删除或是回复给寄件人，请求对方尽快回复以上的问题。　　经过以上三个阶段的步骤，你应该可以成功的删除90％的信件。